Kantoorklachtenregeling

Artikel 1: Definities

In deze kantoorklachtenregeling wordt verstaan onder:

Klacht: Een als klacht bedoelde en als zodanig kenbare schriftelijke uitlating door of namens de cliënt omtrent ongenoegen jegens een advocaat of een persoon werkzaam voor Het Lam Advocaten B.V. m.b.t. de totstandkoming en/of de uitvoering van een overeenkomst van opdracht, de dienstverlening of de declaratie.

Klager: de cliënt of diens vertegenwoordiger die een klacht m.b.t. een advocaat of een persoon werkzaam voor Het Lam Advocaten B.V. kenbaar maakt.

Klachtbehandelaar: de door Het Lam Advocaten B.V. aangewezen advocaat belast met het afhandelen van de klacht.

Klachtenregister: Een register waarin klachten worden geregistreerd. Bij een registratie van een klacht wordt in ieder geval vermeld wanneer de klacht is ontvangen, de naam van de klager, een aanduiding van het onderwerp van de klacht, alsmede een aanduiding van het tijdstip waarop de klacht is afgehandeld.

Artikel 2: Reikwijdte kantoorklachtenregeling

De kantoorklachtenregeling is van toepassing op alle overeenkomsten van opdracht tussen Het Lam Advocaten B.V. en een cliënt.

Een klacht kan betrekking hebben op de totstandkoming en/of uitvoering van een overeenkomst van opdracht tussen Het Lam Advocaten B.V. en de cliënt, de kwaliteit van de dienstverlening van een advocaat of persoon werkzaam voor Het Lam Advocaten B.V. of een declaratie voor werkzaamheden ter uitvoering van een overeenkomst van opdracht.

De kantoorklachtenregeling is niet van toepassing op een klacht als bedoeld in paragraaf 4 van de Advocatenwet.

Artikel 3: procedure klachtenafhandeling

Door Het Lam Advocaten B.V. wordt mr. M.R. het Lam aangewezen als klachtbehandelaar. Voor zover een klacht betrekking heeft op het handelen van mr. M.R. het Lam (advocaat) wordt mr. M.L. Pigmans (advocaat) aangewezen als klachtbehandelaar.

De ontvangst van een klacht wordt geregistreerd in het klachtenregister. Indien onduidelijk is of sprake is van een klacht neemt een advocaat werkzaam voor Het Lam Advocaten B.V. contact op met de cliënt, teneinde te verifiëren of sprake is van een klacht.

De ontvangst van een klacht wordt door of namens Het Lam advocaten B.V. binnen een termijn van vijf werkdagen na ontvangst van de klacht schriftelijk bevestigd aan de cliënt. In deze brief wordt vermeld:

1. de naam van de klachtbehandelaar;
2. de termijn waarbinnen de klacht zal worden afgehandeld;
3. de mogelijkheid die de klager wordt geboden zijn klacht bij de klachtbehandelaar nader toe te lichten;
4. dat de klager geen vergoeding verschuldigd is voor de behandeling van de klacht.

Een klacht wordt behandelt binnen een periode van 30 kalenderdagen te rekenen vanaf de datum van ontvangst van de klacht. Indien naar het redelijke oordeel van de klachtbehandelaar aanvullend onderzoek naar de gegrondheid van de klacht noodzakelijk is kan de termijn voor de afhandeling van de klacht eenmalig met ten hoogste een periode van 30 kalenderdagen worden verlengd. Een verlenging van de termijn voor afhandeling van de klacht wordt schriftelijk aan klager medegedeeld. De verlenging van de termijn voor afhandeling van de klacht wordt gemotiveerd.

De klachtbehandelaar onderzoekt de klacht binnen de daarvoor geldende termijn. De klager wordt in de gelegenheid gesteld zijn klacht schriftelijk of mondeling nader toe te lichten. Degene over wie wordt geklaagd krijgt de gelegenheid een zienswijze te geven op de klacht.

De klachtbehandelaar stelt de klager alsmede degene over wie is geklaagd schriftelijk op de hoogte over zijn beslissing omtrent de gegrondheid van de klacht al dan niet vergezeld met aanbevelingen. De beslissing van de klachtenfunctionaris op de klacht wordt vastgelegd in een tot de klager gerichte brief. Deze brief bevat de mededeling dat de cliënt de mogelijkheid heeft het onderwerp van de klacht ter beoordeling voor te leggen aan de bevoegde rechter ter verkrijging van een bindende uitspraak omtrent de klacht. Degene over wie geklaagd is ontvangt een gelijkluidend afschrift van deze brief.

Artikel 4: Registratie klacht

Alle documenten die betrekking hebben op de behandeling van een klacht wordt opgenomen in een apart dossier dat wordt bewaard op het kantoor van Het Lam Advocaten. De aanduiding van het dossier m.b.t. de behandeling van een klacht wordt ingeschreven in het klachtenregister.

Op het kantoor van Het Lam Advocaten B.V. bevindt zich een klachtenregister. Dit klachtenregister bevat in ieder geval de volgende gegevens:

1. datum ontvangst klacht;
2. naam klachtbehandelaar;
3. naam klager;
4. naam persoon over wie wordt geklaagd;
5. onderwerp klacht;
6. datum beslissing klacht;
7. oordeel klacht (gegrond/ongegrond);
8. naam dossier klacht.

Personen betrokken bij de behandeling van de klacht betrachten geheimhouding m.b.t. informatie die betrekking heeft op de klacht.